Pembuatan Arsip Produk Hukum Desa Melalui Digitalisasi Berbasis Cloud Storage Google Drive Pada Desa Kungkilan Kecamatan Sosoh Buay Rayap Kabupaten Ogan Komering Ulu

Abstract

Pengelolaan arsip produk hukum desa yang masih bersifat manual menimbulkan berbagai persoalan, seperti risiko kehilangan, keterbatasan akses, serta minimnya keterbukaan informasi kepada masyarakat. Desa Kungkilan di Kecamatan Sosoh Buay Rayap, Kabupaten Ogan Komering Ulu, menghadapi tantangan serupa, di mana dokumen seperti Peraturan Desa (Perdes) dan Keputusan Kepala Desa masih disimpan dalam bentuk cetak tanpa sistem kearsipan yang terstruktur. Kegiatan pengabdian ini bertujuan untuk membangun sistem pengelolaan arsip digital berbasis cloud storage menggunakan Google Drive, yang melibatkan empat tahapan utama: pembuatan email resmi desa, digitalisasi dokumen hukum melalui proses scanning, pengelompokan dokumen berdasarkan jenis dan tahun, serta pengarsipan ke dalam sistem cloud secara sistematis. Metode pelaksanaan menggunakan pendekatan partisipatif, dengan pelatihan langsung kepada perangkat desa terkait penggunaan Google Drive dan manajemen arsip digital. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa sebanyak 63 dokumen berhasil dikonversi dan diunggah ke dalam Google Drive dengan struktur folder yang rapi dan metadata yang sesuai. Seluruh perangkat desa mampu mengoperasikan sistem tersebut secara mandiri. Digitalisasi ini tidak hanya meningkatkan efisiensi dan keamanan arsip, tetapi juga memperkuat transparansi dan pelayanan publik di tingkat desa. Sistem ini diharapkan menjadi prototipe yang dapat direplikasi di desa lain dalam rangka mendukung transformasi digital pemerintahan desa di Indonesia.